व्यय रिपोर्ट: किसी दस्तावेज़ को कैसे भरें

पैसे की प्राप्ति के आधार पर किसी भी दस्तावेज को सही फॉर्म की आवश्यकता होती है। यदि संगठन ने किसी भी आवश्यकता के लिए कर्मचारी को धनराशि प्रदान की है, तो एक व्यय रिपोर्ट भरकर उनके लिए रिपोर्ट करना आवश्यक है।

व्यय रिपोर्ट किसे भरनी चाहिए

निदेशक बिना किसी कारण के किसी भी संगठन को पैसे नहीं दे सकता है। प्रारंभ में, बाद की रिपोर्ट के साथ अग्रिम नकदी प्राप्त करने का अधिकार रखने वाले कर्मचारियों की एक सूची निर्धारित की जानी चाहिए। इसके लिए, एक विशेष आदेश जारी करना और जारी करना आवश्यक है।

यदि अधीनस्थ को किसी भी व्यवसाय को करने के लिए धन की आवश्यकता होती है, तो उसे निदेशक को स्वतंत्र रूप में विवरण देना चाहिए। आवश्यक राशि और उस उद्देश्य को इंगित करना आवश्यक है जिसके लिए धन का अनुरोध किया गया है। यदि निर्देशक बयान से सहमत है, तो वह व्यक्तिगत रूप से बयान पर हस्ताक्षर करता है और इंगित करता है कि वह कितना धन उधार लेने की अनुमति देता है और कितने समय के लिए।

यह इंगित करना महत्वपूर्ण है कि नकद केवल एक कर्मचारी को जारी किया जा सकता है जो पहले से प्राप्त सभी राशियों के लिए पूरी तरह से जिम्मेदार है।

कभी-कभी किसी कर्मचारी को पावर ऑफ अटॉर्नी की आवश्यकता हो सकती है, जिसे संगठन की ओर से स्थापित मॉडल नंबर एम -2 या नंबर एम -2 ए के अनुसार जारी किया जाना चाहिए। 1997 में रूसी संघ के संघीय राज्य सांख्यिकी सेवा के एक प्रस्ताव द्वारा इन रूपों को वापस अनुमोदित किया गया था।

संगठन के लेखा विभाग में जारी किए गए पैसे के लिए, एक कर्मचारी को रिपोर्ट करना होगा। एक निश्चित अवधि है जिसमें व्यय रिपोर्ट भरना और जमा करना आवश्यक है। यह आवेदन पत्र पर संगठन के प्रमुख द्वारा इंगित अवधि के अंत से 3 दिन है।

यदि कर्मचारी को व्यावसायिक यात्रा की जरूरतों के लिए धनराशि प्रदान की गई है, तो उसे व्यवसाय यात्रा से लौटने के बाद अगले 3 व्यावसायिक दिनों में उनके लिए रिपोर्ट करना चाहिए।

व्यय रिपोर्ट के लिए खर्च की पुष्टि कैसे की जाती है

अगर कर्मचारी के पास पैसा बचा है, तो वह उसे कैशियर के समान वापस नहीं कर सकेगा। पहले आपको उन सभी दस्तावेजों को इकट्ठा करने की आवश्यकता है जो इस बात की पुष्टि करते हैं कि पैसा विशेष रूप से उन जरूरतों के लिए खर्च किया गया था जिनके लिए उन्हें प्रदान किया गया था। यह नकद और कमोडिटी चेक, टिकट, रसीद, अधिनियम और सख्त रिपोर्टिंग के अन्य रूप हो सकते हैं।

इस तरह के प्रत्येक दस्तावेज को प्राप्त करने के बाद, यह जांचना अनिवार्य है कि क्या तारीख, राशि और विवरण पठनीय हैं।

कर्मचारी को सभी दस्तावेजों को लेखांकन में देने की आवश्यकता होगी।

यदि व्यय रिपोर्ट सही ढंग से नहीं भरी गई है तो क्या होगा

यदि कर्मचारी ने गलत तरीके से 3 दिनों के भीतर अग्रिम रिपोर्ट नहीं दी है या नहीं दी है, तो पर्यवेक्षी प्राधिकरण आय के रूप में प्राप्त धन पर विचार करेगा, जिस पर बीमा प्रीमियम और व्यक्तिगत आयकर का शुल्क देना आवश्यक होगा। यदि बाद में कर्मचारी अभी भी सभी आवश्यक दस्तावेज और एक रिपोर्ट प्रदान करता है, तो लेखाकार को पुनर्गणना करने की आवश्यकता होगी।

संगठन का एक अधिकृत कर्मचारी उस राशि को रोक सकता है जिसके लिए कर्मचारी के वेतन से एक रिपोर्ट प्रदान नहीं की गई है।

व्यय रिपोर्ट तैयार करने के लिए बुनियादी नियम

व्यय रिपोर्ट के प्रावधान का आधार निम्नलिखित नियम हैं:

1. व्यय रिपोर्ट को खर्च की गई राशि की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों द्वारा समर्थित होना चाहिए।

2. व्यवसाय की यात्रा की समाप्ति के बाद, प्रबंधक द्वारा निर्दिष्ट अवधि या बीमारी या छुट्टी के बाद काम पर जाने के समय से 3 व्यावसायिक दिनों के बाद दस्तावेज प्रस्तुत नहीं किए जाने चाहिए।

3. एक रिपोर्ट को एक विशेष फॉर्म नंबर AO-1 में तैयार किया गया है। यह व्यय रिपोर्ट फ़ॉर्म का उपयोग करने की भी अनुमति है, जो संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित है।

4. व्यय रिपोर्ट को अनुमोदित करने के लिए केवल प्रबंधक को जिम्मेदार होना चाहिए।

5. व्यय रिपोर्ट उस कर्मचारी द्वारा भरी जाती है जिसने पैसा खर्च किया था। साथ ही, अकाउंटेंट द्वारा कुछ जानकारी दर्ज की जानी चाहिए।

व्यय रिपोर्ट में निम्नलिखित डेटा को इंगित किया जाना चाहिए:

1. उस कंपनी के बारे में जानकारी जिसने कर्मचारी के पैसे जारी किए थे।

2. संगठन से धन प्राप्त करने वाले कर्मचारी के बारे में जानकारी।

3. जिस उद्देश्य के लिए कंपनी के किसी कर्मचारी को धन प्रदान करना आवश्यक है।

4. योग।

5. पुष्टि के साथ सभी खर्चों पर डेटा।

6. शेष, यदि कोई हो।

अंत में, लेखा विभाग के कर्मचारी और कर्मचारी, जिन्होंने पैसा जारी किया और शेष प्राप्त किया, हस्ताक्षर रखे गए हैं।

व्यय रिपोर्ट पर किसी प्रकार की मोहर की आवश्यकता नहीं है। ऐसा इसलिए है क्योंकि दस्तावेज़ आंतरिक है। और संगठन से परे नहीं जाता है। इसके अलावा, 2016 के बाद से, सभी कानूनी इकाइयां, और न केवल व्यक्तिगत उद्यमी, को हर अधिकार है कि वे अपने दस्तावेजों को अपने टिकटों और मुहरों के साथ समर्थन न दें।

एक ही प्रति में रिपोर्ट पूरी हो जाती है। यह मूल दस्तावेज का हिस्सा है और इसके डिजाइन में गलती नहीं होनी चाहिए। यदि किसी कारण से ब्लाट्स या गलत फिलिंग से बचना संभव नहीं था, तो बेहतर है कि नया फॉर्म लें और उसे नए तरीके से भरें।