आपूर्तिकर्ता को पत्र कैसे लिखें

व्यावसायिक पत्राचार में विनम्रता की आवश्यकता होती है, खासकर जब यह आपूर्तिकर्ता को पत्रों की बात आती है, क्योंकि अपील का कारण न केवल उसके हिस्से पर, बल्कि आपके संगठन की ओर से दायित्वों को पूरा करने में भी विफलता हो सकती है।

निर्देश मैनुअल

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यदि यह आपका पहली बार किसी आपूर्तिकर्ता से संपर्क कर उससे उत्पादों को ऑर्डर करने के लिए है, तो उस संगठन द्वारा स्थापित उत्पाद वितरण के लिए मानक एप्लिकेशन फॉर्म का उपयोग करें। यदि यह विवरण इलेक्ट्रॉनिक रूप से संगठन की वेबसाइट पर पोस्ट नहीं किया गया है, तो नि: शुल्क शैली में एक पत्र लिखें।

2

यदि आप विभिन्न प्रकार के उत्पादों को विभिन्न मात्राओं में ऑर्डर करते हैं, तो आवश्यक होने पर उत्पाद के नाम, लेख, रंग के साथ एक तालिका के रूप में एक आदेश दें। आदेश दिए गए सामानों के लिए भुगतान करने के दायित्व को लिखें, अपने संगठन के विवरण के साथ आपूर्तिकर्ता प्रदान करें, इन आंकड़ों के आधार पर, आपूर्तिकर्ता एक अनुबंध तैयार करेगा। पत्र के अंत में, आगे पारस्परिक रूप से लाभप्रद सहयोग के लिए अपनी आशाएं व्यक्त करें।

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यदि आपका पत्र आपूर्तिकर्ता को अनुबंध के तहत दायित्वों की अनुचित पूर्ति, सामान की गलत डिलीवरी या गलत गुणवत्ता, ग्रेड या प्रकार के सामान की चिंता करता है, तो टर्नओवर का उपयोग करें "इस पत्र द्वारा हम आपको सूचित करते हैं …", "हम आपको सूचित करते हैं …"। स्पष्ट रूप से कारण बताएं कि आप शिप किए गए माल को स्वीकार क्यों नहीं कर सकते। अनुबंध या अनुबंध के आवेदन का संदर्भ लें, जो इंगित करता है कि आपूर्तिकर्ता ने आपको कितने यूनिट और किस प्रकार के उत्पाद भेजे होंगे। इस मामले में, आपूर्तिकर्ता को अपनी गलती को सुधारने में आसानी होगी।

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यदि आपका पत्र अनुबंध द्वारा स्थापित समय अवधि के भीतर माल के लिए भुगतान करने की असंभवता पर चिंता करता है, तो इसके आपूर्तिकर्ता को सबसे नरम, लेकिन एक ही समय में आधिकारिक रूप में सूचित करें। टर्नओवर का उपयोग करें "हम भुगतान में देरी के लिए माफी माँगते हैं …", "परिस्थितियों के कारण, हम पहले बिलों का भुगतान नहीं कर सकते …"।

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प्रतिपक्ष को ठीक-ठीक बताएं जब आप उसे कर्ज चुकाने का इरादा रखते हैं, और यह दायित्व आपके संगठन द्वारा पूरा करने की गारंटी होगी। पत्र के अंत में, यह आशा व्यक्त करें कि यह प्रकरण आपकी दीर्घकालिक साझेदारी को प्रभावित नहीं करेगा।