कागजी कार्रवाई कैसे व्यवस्थित करें

कागजी कार्रवाई - GOST R 51141-98 द्वारा शासित इस विशेष संगठन में प्रबंधन के लिए दस्तावेजों और प्रलेखन समर्थन के साथ काम करें "कागजी कार्रवाई और संग्रह। नियम और परिभाषाएं।" कार्यालय के काम का संगठन उद्यम की वर्तमान गतिविधियों में आने वाले, आउटगोइंग और आंतरिक दस्तावेजों के पंजीकरण, भंडारण और उपयोग का संगठन है।

निर्देश मैनुअल

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लिपिकीय कार्य का आयोजन करते समय, यह निर्धारित करें कि क्या आपकी कंपनी, संगठन, भौगोलिक रूप से दूरस्थ इकाइयों या शाखाओं, इस तथ्य को ध्यान में रखते हैं और इन इकाइयों के साथ बातचीत करने के लिए एक तंत्र पर विचार करें। पंजीकरण और कागजी कार्रवाई के दौरान समस्याओं से बचने के लिए उनमें लिपिक प्रणाली प्रधान कार्यालय के समान होनी चाहिए।

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विचार करें कि कागजी कार्रवाई के मौजूदा रूपों में से कौन सा आप उपयोग करेंगे: केंद्रीकृत, मिश्रित या विकेंद्रीकृत। उनकी पसंद उद्यम की संरचना (चाहे वह भौगोलिक रूप से दूरस्थ इकाइयों हो) और कार्यालय प्रबंधन सेवा के तकनीकी उपकरण निर्धारित करती है। यदि यह सेवा छोटी है और तकनीकी रूप से प्रदान नहीं की जाती है, तो इसके कार्यों का हिस्सा इकाइयों में स्थानांतरित हो जाता है। इस मामले में, मिश्रित कागजी कार्रवाई होती है। इस घटना में कि यह सेवा सभी आवश्यक कर्मियों, हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर से सुसज्जित है, तब रिकॉर्ड कीपिंग के इस रूप को केंद्रीकृत किया जाएगा।

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प्रत्येक संरचनात्मक इकाई में, एक विशेष स्टाफिंग इकाई का चयन करें जो कागजी कार्रवाई करेगी। यदि यह संभव नहीं है, तो दूसरे कर्मचारी को नियुक्त करें जो क्लर्क के कार्य के साथ अपने मुख्य कर्तव्यों के प्रदर्शन को संयोजित करेगा।

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मामलों की संख्या और नामकरण निर्धारित करें, जिसमें सभी आवक, आउटगोइंग और आंतरिक दस्तावेज़ शामिल होंगे। यदि ये एक उच्च (मूल) संगठन से दस्तावेज हैं, तो उन्हें विचार के लिए सिर पर प्रस्तुत किया जाता है; अधीनस्थ संगठनों के दस्तावेजों को उनके साथ काम करने के प्रभारी उप प्रमुख के पास विचार के लिए प्रस्तुत किया जाना चाहिए। तदनुसार, नागरिकों की अपील - उस डिप्टी को, जिसे आबादी के साथ काम करने के लिए कर्तव्य सौंपा गया है।

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संवाददाताओं के सर्कल की पहचान करने के बाद, एक क्लासिफायर बनाएं जिसके द्वारा आप तुरंत यह निर्धारित कर सकते हैं कि यह दस्तावेज किस संवाददाता समूह का है। उदाहरण के लिए, सार्वजनिक प्राधिकरणों के लिए कोड 01, एक उच्च संगठन के पत्रों के लिए कोड 02, आपूर्तिकर्ताओं के लिए कोड 03, ग्राहकों के लिए कोड 04 आदि असाइन करें। यह संगठन के भीतर दस्तावेजों के आंदोलन को सुव्यवस्थित करने में मदद करेगा।

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तय करें कि वर्कफ़्लो किस रूप में आयोजित किया जाएगा - पत्रिका या कार्ड में। दोनों रूपों को विशेष इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन कार्यक्रमों में लागू किया जाता है। यदि आप अभी भी इस तरह के कार्यक्रम की खरीद नहीं कर सकते हैं, तो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ पंजीकरण पत्रिकाओं का उपयोग करें; उन्हें एक्सेल में निष्पादित किया जा सकता है।