माल प्राप्ति की व्यवस्था कैसे करें

किसी आपूर्तिकर्ता से उपभोक्ता तक माल की किसी भी गतिविधि को उचित रूप से प्रलेखित किया जाना चाहिए; इसके लिए कई शिपिंग दस्तावेजों का उपयोग किया जाता है जो परिवहन के नियमों और माल के वितरण की शर्तों को नियंत्रित करते हैं।

निर्देश मैनुअल

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खेप नोट शिपिंग दस्तावेजों से संबंधित है, जिसमें क्रेडिट और डेबिट ऑर्डर दोनों का उपयोग किया जा सकता है। यह दस्तावेज़ ठीक से तैयार होना चाहिए। इनवॉइस में उत्पाद, उसकी मात्रा, प्रत्येक आइटम की कीमत और कुल राशि, दस्तावेज़ के जारी करने की संख्या और तारीख के बारे में जानकारी होनी चाहिए। चालान को जिम्मेदार व्यक्तियों द्वारा तैयार किया जाता है जब माल गोदाम में जारी किया जाता है और जब वे व्यापार संगठन में प्राप्त होते हैं, तो इसे आपूर्तिकर्ता और प्राप्तकर्ता के गोल मुहरों द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए।

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प्राप्त माल का पंजीकरण खंड 2.1 पर आधारित है। "व्यापार संगठनों में माल के स्वागत, भंडारण और वितरण के संचालन के लेखांकन और पंजीकरण पर पद्धति संबंधी सिफारिशें।" सभी दस्तावेजों के साथ (चालान, बिल का भुगतान, आदि) मुहर लगी है, और सभी रसीदें "माल की प्राप्ति के जर्नल" में रखी गई हैं, जो रसीद दस्तावेज़ के नाम, संख्या और तारीख को इंगित करता है, साथ ही साथ जानकारी भी उत्पाद के बारे में। माल की स्वीकृति के बाद, साथ के दस्तावेजों में डेटा की समीक्षा नहीं की जा सकती है। उत्पाद को इसकी प्राप्ति के दिन पूंजीकृत किया जाना चाहिए, अन्यथा, उत्पाद रिपोर्ट में एक नोट बनाया गया है, जो इसकी वास्तविक प्राप्ति के दिन माल के पूंजीकरण की असंभवता का कारण बताता है।

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दस्तावेजी सूची में प्राप्त माल की विसंगति के मामले में, इसे एक विशेष आयोग द्वारा अपनाया जाता है, और "स्वीकृति प्रमाण पत्र" तैयार किया जाता है। यदि विसंगतियां माल की मात्रा और गुणवत्ता से संबंधित हैं, तो "माल स्वीकार करते समय गुणवत्ता और मात्रा में विसंगतियों की स्थापना पर एक अधिनियम" तैयार किया जाता है, और आपूर्तिकर्ता और भौतिक जिम्मेदार व्यक्ति के प्रतिनिधियों को उपस्थित होना चाहिए। यदि माल का अधिशेष पता चला है, तो आपूर्तिकर्ता प्रतिनिधियों की उपस्थिति वैकल्पिक है।