आपूर्ति अनुबंधों को कैसे व्यवस्थित करें

कंपनी के प्रलेखन को क्रम में रखा जाना चाहिए। ताकि आप आसानी से अन्य व्यावसायिक कागजात के बीच माल की आपूर्ति के लिए सही अनुबंध पा सकें, उनके लिए एक अलग शेल्फ या फ़ोल्डर बनाना सार्थक है। लेकिन केवल इतना ही नहीं। स्वयं अनुबंधों को भी सुव्यवस्थित किया जाना चाहिए।

निर्देश मैनुअल

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उन सभी अनुबंधों को इकट्ठा करें जिन्हें आप क्रम में रखना चाहते हैं और उनका मूल्यांकन करना चाहते हैं। ध्यान दें कि वे कितनी बार निष्कर्ष निकाला गया है और किन भागीदारों के साथ। यह आपको दस्तावेज़ों को वर्गीकृत करने का एक तरीका चुनने में मदद करेगा।

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यदि कई साझेदार हैं, तो उनके समापन की तारीख तक अनुबंधों को व्यवस्थित करने का एक तरीका अधिक उपयुक्त है। इस घटना में कि लंबी अवधि के लिए अनुबंध एक ही कंपनियों के साथ संपन्न होते हैं, उन्हें समकक्षों द्वारा एक अलग श्रेणी (फ़ोल्डर) में वर्गीकृत किया जा सकता है। और कुछ मामलों में, यह केवल साझेदार कंपनियों के नामों से वर्णानुक्रम में समझौतों की व्यवस्था करने के लिए पर्याप्त है।

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जो भी विधि आप चुनते हैं, यह मत भूलो कि स्वैच्छिक फ़ोल्डर उपयोग करने के लिए बहुत असुविधाजनक हैं। अनुबंधों की समीक्षा करें और जो समाप्त हो गए हैं उन्हें आम ढेर से हटा दें। उनके लिए एक अलग फ़ोल्डर बनाएँ। इस तरह के अनुबंध ज्यादातर मामलों में केवल मामले से लागू होते हैं, रोजमर्रा के काम में उनकी आवश्यकता नहीं होती है।

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कालानुक्रमिक क्रम में अनुबंधों की व्यवस्था करते समय, प्रलेखन बनाए रखने और संग्रहीत करने के सामान्य सिद्धांतों का पालन करें। उन फ़ोल्डरों में जो अक्सर उपयोग किए जाते हैं, हाल ही में संपन्न अनुबंध शीर्ष पर स्थित हैं। नीचे पहले की समय सीमा के साथ दस्तावेज हैं। संग्रह में दाखिल करते समय, इसके विपरीत, पहला शीर्ष पर होना चाहिए, और अंतिम अनुबंध नीचे समाप्त हुआ।

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एक श्रेणी को दूसरे से नेत्रहीन रूप से अलग करने के लिए मार्कर, लेबल, बुकमार्क और अन्य कार्यालय सामग्री का उपयोग करें। सुनिश्चित करें कि ये सीमांकक फ़ोल्डर में स्पष्ट रूप से हाइलाइट किए गए हैं। यह आवश्यक दस्तावेजों के लिए खोज की सुविधा प्रदान करेगा।

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माल की आपूर्ति के सभी अनुबंधों को एक उपयुक्त तरीके से एक फ़ोल्डर में रखा जाता है, दस्तावेजों के एक रजिस्टर को संकलित करना सुनिश्चित करें। इसे कवर पर ले जाएं या इसे सभी अनुबंधों के शीर्ष पर एक फ़ोल्डर में डालें। रजिस्ट्री में खाली लाइनें छोड़ दें। नया अनुबंध सम्मिलित करते समय, रजिस्टर में इसके बारे में जानकारी दर्ज करें।